Inleiding
In het kader van vernieuwende innovatie en participatie is er door de Commissie Open Deuren een taakomschrijving van de functie van nieuw aan te brengen schooldeuren naar voren gebracht. Deze notitie geldt als een eerste opzet.

Algemeen
In het onderwijs (en niet alleen daar, zie de jurisprudentie naar aanleiding van ons vorige rapport) is een deur een eerste contact in de overgang naar een andere ruimte. De deur bepaalt of een ruimte afgesloten dan wel toegankelijk is. Een deur is enerzijds bepalend voor zijn directe omgeving, maar anderzijds ook samen met andere deuren onderdeel van het gehele schoolgebouw. Samen vormen ze inzet van het algemene schooldeurenbeleid. De functie van de deur dient in eerste instantie te zijn: het in- en uitlaten van leerlingen, docenten en/of functionele voorwerpen. Ten allen tijde moet er op de toestand van de deur gelet worden. Een open deur met name dient direct herkend en geregistreerd te worden. Opdat men niet voor een dichte deur komt te staan.

Peoples management

• Contact hebben en onderhouden met mensen die gebruik willen maken van de verschillende ruimtes: de schooldeur is het uithangbord naar buiten toe, de directe vertegenwoordiger van de ruimte erachter. De deuren dienen soepel open en dicht te gaan, met scharnieren die niet piepen of kraken. Ook moet de klink gemakkelijk bedienbaar zijn, het liefst op een hoogte dat lange mensen niet te veel hoeven te bukken en mensen met korte beentjes er toch nog bij kunnen (springen zou uit den boze moeten zijn). De gemiddelde lengte van de gebruikers moet hier als standaard gebruikt worden. De marge mag niet meer dan 40 cm zijn.
• In samenwerking met de in de ruimte aanwezige ramen is het wenselijk af en toe de lucht te ventileren. Dit om de leerlingen en docenten die gebruik maken van de ruimte adem te kunnen laten halen. Hiertoe dienen deuren en ramen soms gezamenlijk wijd open gezet te worden. Pas wanneer de temperatuur onder een bepaalde waarde komt, kan besloten worden ramen en deuren weer dicht te doen.
• Een schooldeur bemiddelt tussen de verschillende ruimtes. Waar conflicten ontstaan kan besloten worden deuren tijdelijk en soms zelfs voorgoed te sluiten. Een goed werkend slot is hierbij onontbeerlijk. Het is noodzakelijk dat de sleutel van dit slot niet in het bezit kan komen van leerlingen en/of andere onbevoegden.
• Nieuwe medewerkers moeten op de hoogte gebracht worden van de aanwezigheid van alle deuren in het schoolgebouw, alsmede van de ruimtes die zich daarachter bevinden. Zelfs de kelder en het dak ontkomen niet aan deze verkenning. Dit om eventueel opgesloten raken te voorkomen.
• Bij beschadiging of vastlopen door uitzetting van de deuren dient er onmiddellijk gerepareerd te worden. De beweging van de betrokkenen alsmede de communicatie en in- en uitstroom met de andere ruimtes dient zo optimaal mogelijk te blijven.
  
  

Inhoudelijk

• Verantwoordelijk voor contacten: up-to-date houden, verbeteren, afspraken maken en verwerken.
• Visieontwikkeling / op één lijn krijgen c.q. houden van het open deuren beleid.
• Intercollegiaal bezoek coördineren, mogelijk maken. Kloppen hoeft niet.
• Digitalisering: dossierpagina’s onderhouden, individuele deuren controleren.
• Kwaliteitscontrole: denk aan vier-ogen-principe, entreegemiddelde op een lijn houden. Niet te veel mensen tegelijk over één drempel.
• Aansturen/coördineren verantwoordelijken: wie heeft de sleutels, hoe gaat men daar mee om, wie sluit af, hoe laat etc. 
• Medewerkers attenderen op vernieuwingen, kansen en mogelijkheden van weer nieuwe open deuren.
• Bevorderen van interdisciplinaire samenwerking, liefst achter gesloten deuren.

 
Praktisch management

• Urenverdeling, vastlegging per persoon per deur. 
• Organisatie werkdagen, wie gaat erin, wie komt eruit.
• Coördinatie middelen, gaat onder meer over snelheden.
• Materiaalonderhoud en –aanschaf, bij voorkeur duurzaam hout.
• Lokaalonderhoud, deuren dienen minimaal één keer week 'een beurt' te krijgen.
• Financiën; overzicht begroting / begroting opstellen, middelen-aanvraag beargumenteerd indienen bij vertegenwoordiger MT.
• Coördinatie in- en uitstroom (ook hier, niet te veel mensen tegelijk door één open deur).
• Agenda opstellen + notulen deurenoverleg. Bij toerbeurt in alfabetische volgorde.     
• Overleg beleid open deuren van andere scholen.
• Commissie van toezicht op alle aanwezige open deuren.

Kortom
Een open-deuren-gebruiker is in veel aspecten eindverantwoordelijk. Dat betekent expliciet niet dat de open deur een vanzelfsprekendheid is. De open-deuren-medewerker delegeert waar mogelijk en maakt optimaal gebruik van de kwaliteiten en talenten die binnen het gebouw aanwezig zijn. ‘Haal het beste uit jezelf’ geldt niet alleen voor open deuren zelf, maar zeer zeker juist voor de medewerkers die van deze open deuren gebruik willen maken.

NB: Bovenstaande opsomming is een eerste opzet. In een volgende meeting gaan we deze schetsmatige plannen verder uitwerken. Input van tevoren is wenselijk voor een optimalisering van ons uiteindelijk rapport dat ergens medio volgend schooljaar zal verschijnen.